Zásady ochrany osobních údajů

Provozovatelem aplikace SměnyPRO je Vojtěch Bláha, fyzická osoba bez IČO, bytem Jana Černého 418, Hradec Králové, kontaktní e-mail info@smenypro.com.

V některých případech Provozovatel vystupuje jako správce osobních údajů, zejména u údajů o uživatelských účtech, registraci, bezpečnosti, provozu služby a komunikaci.

Pokud zákazník používá aplikaci pro evidenci zaměstnanců, spolupracovníků a plánování směn, je zákazník zpravidla správcem osobních údajů těchto osob a Provozovatel vystupuje jako zpracovatel jednající podle pokynů zákazníka.

Zpracováváme zejména následující kategorie údajů:

• identifikační a kontaktní údaje uživatelů: jméno, e-mail, případně název organizace,
• přihlašovací a bezpečnostní údaje: hash hesla, stav ověření e-mailu, tokeny pro ověření účtu nebo obnovu hesla, session údaje,
• údaje o organizaci: název, nastavení, členství uživatelů, role a oprávnění,
• údaje o zaměstnancích a spolupracovnících vložené zákazníkem: jméno, e-mail, skupina, role, dostupnost, dovolené, požadavky a preference směn,
• údaje o směnách a rozvrzích: šablony směn, obsazení, pravidla, měsíční rozvrhy, publikované rozvrhy a změny,
• komunikační údaje: údaje potřebné pro odesílání pozvánek, ověřovacích e-mailů, resetu hesla a provozních oznámení,
• technické údaje: IP adresa v serverových logách, čas požadavku, URL, stav odpovědi, informace o chybách a základní provozní logy.

Do aplikace by neměly být vkládány zvláštní kategorie osobních údajů podle GDPR, například údaje o zdravotním stavu, náboženství, odborové příslušnosti nebo biometrické údaje, pokud k tomu zákazník nemá výslovný právní důvod a pokud to není nezbytné.

Osobní údaje zpracováváme pro tyto účely:

• vytvoření a správa účtu - plnění smlouvy nebo jednání o jejím uzavření,
• ověření e-mailu, přihlášení a obnova hesla - plnění smlouvy a oprávněný zájem na zabezpečení služby,
• poskytování funkcí aplikace - plnění smlouvy se zákazníkem,
• správa organizací, zaměstnanců, směn a požadavků - zpracování podle pokynů zákazníka; právní základ si určuje zákazník jako správce,
• technická podpora, údržba a řešení chyb - plnění smlouvy a oprávněný zájem na provozu služby,
• bezpečnost, prevence zneužití a audit přístupů - oprávněný zájem na ochraně aplikace, dat a uživatelů,
• plnění právních povinností - například účetní, daňové nebo archivační povinnosti, pokud vzniknou,
• ochrana právních nároků - oprávněný zájem na prokazování, výkonu a obhajobě práv.

Zákazník rozhoduje, jaké údaje o zaměstnancích nebo spolupracovnících do aplikace vloží, za jakým účelem je zpracovává, komu udělí přístup a jak dlouho je bude v aplikaci uchovávat. U těchto údajů zákazník zpravidla vystupuje jako správce osobních údajů.

Provozovatel v takovém případě vystupuje jako zpracovatel a údaje zpracovává pouze pro provoz aplikace, technickou podporu, zabezpečení a další účely sjednané se zákazníkem. Zákazník odpovídá za splnění informační povinnosti vůči zaměstnancům a za zákonnost vložených dat.

Osobní údaje můžeme zpřístupnit pouze v nezbytném rozsahu těmto kategoriím příjemců:

• poskytovatel hostingu, serverové infrastruktury a síťových služeb,
• poskytovatel databázových služeb,
• poskytovatel e-mailových služeb pro odesílání provozních e-mailů,
• poskytovatelé technické podpory, vývoje a údržby aplikace, pokud je to nezbytné,
• orgány veřejné moci, pokud to vyžadují právní předpisy.

Osobní údaje neprodáváme třetím stranám a nepoužíváme je k behaviorální reklamě.

Provozovatel usiluje o využívání služeb umístěných v Evropské unii nebo v Evropském hospodářském prostoru. Pokud by došlo k předání osobních údajů mimo EHP, bude takové předání provedeno pouze při splnění podmínek GDPR, zejména na základě rozhodnutí o odpovídající ochraně, standardních smluvních doložek nebo jiného zákonného mechanismu.

Osobní údaje uchováváme po dobu nezbytnou pro daný účel:

• údaje uživatelského účtu po dobu existence účtu a následně po dobu potřebnou k ochraně právních nároků,
• ověřovací a resetovací tokeny pouze po omezenou dobu platnosti nebo do jejich použití,
• data organizace a rozvrhů po dobu používání aplikace zákazníkem a přiměřenou dobu po ukončení pro export, vypořádání práv a zálohy,
• provozní a bezpečnostní logy po dobu nezbytnou pro zabezpečení, řešení incidentů a provoz služby,
• podklady související s právními nároky nebo povinnostmi po dobu stanovenou právními předpisy, pokud vzniknou.

Zálohy mohou obsahovat osobní údaje po omezenou technickou dobu i po jejich odstranění z produkční databáze. Přístup k zálohám je omezen a slouží pouze k obnově služby, bezpečnosti a kontinuitě provozu.

Aplikace může obsahovat funkce pro automatizované nebo poloautomatické vytváření návrhů rozvrhů směn. Tyto výstupy mají podpůrný charakter. Konečné rozhodnutí o rozvrhu, jeho kontrole, úpravě a použití činí zákazník nebo jím pověřený uživatel.

Aplikace by neměla být používána k plně automatizovanému rozhodování s právními nebo obdobně významnými účinky vůči zaměstnancům bez lidské kontroly a bez splnění příslušných zákonných podmínek.

Aplikace používá technicky nezbytné cookies nebo obdobné technologie pro přihlášení, udržení relace, zabezpečení a základní funkce aplikace. Tyto cookies jsou nezbytné pro poskytování služby a nevyžadují souhlas.

Pokud budou v budoucnu použity analytické, marketingové nebo jiné volitelné cookies, bude o tom uživatel informován a tam, kde to právní předpisy vyžadují, bude vyžádán souhlas.

Provozovatel přijímá přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména řízení přístupů, autentizaci, šifrovanou komunikaci, omezení oprávnění, zálohování, aktualizace, oddělení zákaznických dat a provozní dohled.

Zákazník a uživatelé jsou povinni chránit své přihlašovací údaje, používat silná hesla a neudělovat přístup osobám, které jej pro svou práci nepotřebují.

Subjekt údajů má za podmínek GDPR zejména tato práva:

• právo na přístup k osobním údajům,
• právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů,
• právo na výmaz, pokud jsou splněny zákonné podmínky,
• právo na omezení zpracování,
• právo na přenositelnost údajů,
• právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů.

Pokud se žádost týká údajů zaměstnance vložených zákazníkem, Provozovatel může žádost předat zákazníkovi jako správci nebo s ním spolupracovat na jejím vyřízení.

Práva lze uplatnit prostřednictvím kontaktního e-mailu info@smenypro.com. Provozovatel může před vyřízením žádosti požadovat přiměřené ověření totožnosti žadatele, aby nedošlo k neoprávněnému zpřístupnění údajů.

Žádosti vyřizujeme bez zbytečného odkladu, zpravidla nejpozději do jednoho měsíce. Ve složitých případech může být lhůta prodloužena v souladu s GDPR.

Aplikace není určena dětem. Uživatelský účet může být vytvořen pouze osobou, která je způsobilá právně jednat v rozsahu potřebném pro používání aplikace nebo jedná jménem organizace.

Tyto zásady mohou být aktualizovány zejména při změně aplikace, právních předpisů, používaných zpracovatelů nebo způsobu zpracování. Aktuální znění bude dostupné na webu služby nebo v aplikaci.

Účinnost dokumentu: 21. 6. 2026